Wat is Accounting Architecture?

De term Accounting Architecture is een nieuwe term en functie binnen de boekhouding, controlling binnen het financiële vakgebied en is aan de hand van mijn eerste boek geïntroduceerd. Accounting Architecture staat voor de functie waarbij het ontwerp en de inrichting van de boekhouding vanuit een bedrijfskundig en holistisch perspectief wordt benaderd. Bedrijfskundig, omdat meerdere bedrijfskundige vakgebieden worden toegepast, waaronder: leer van organisatieculturen, strategie en beleid, supply chain management, procesoptimalisatie, ICT, informatiemanagement, projectmanagement en competentieontwikkeling. Holistisch, omdat de benadering vanuit het totaalplaatje is, waarbij alles wordt meegenomen en die het ontwerp en inrichting van de financiële proces en organisatiestructuur vanuit verschillende invalshoeken benadert en samenbrengt: vanuit de boekhouding, controlling, het financiële vakgebied, de business en bedrijfskunde en de menskant.

 

Het Accounting Architecture Model is een model om de boekhouding in te richten vanuit een integrale (bedrijfskundig en holistisch) ontwerpaanpak. Aan de hand van dit model wordt de huidige (AS-IS) en de gewenste (TO-BE) situatie van de boekhouding vastgesteld op basis van de 7 onderdelen van het model. Een integrale aanpak samen met controlling in plaats van een geïsoleerde aanpak met als doel het inrichten en opzetten van een effectieve en kwalitatief hoogwaardige boekhouding. Het verschil tussen de gedefinieerde AS-IS en TO-BE situatie is de basis voor de planning en uitvoering van de verschillende stappen en activiteiten om het toekomstplaatje van de financiële functie realiteit te laten worden. Het Accounting Architecture Model is opgebouwd uit de volgende 7 onderdelen.

1. Organisatie en cultuur

Er zijn verschillende onderdelen van een organisatie welke een impact hebben op de rol, de positie en de inrichting van de financiële functie, controlling en de boekhouding. Zo heeft de grootte van de organisatie een impact op de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC), de heersende cultuur heeft een invloed op de positie en communicatie vormen van de boekhouding en controlling binnen de organisatie. Ook speelt het niveau en toepassing van automatisering en de wendbaarheid (agility) van de organisatie een belangrijke rol bij het inrichten van de boekhouding, controlling en de financiële functie.

2. Ambitie en strategie

De ambitie en strategie van de boekhouding, controlling en de financiële functie is gebaseerd op de ambitie en strategie van de organisatie en is leidend voor de inrichting van de boekhouding. De boekhouding dient zodanig te worden ingericht zodat de gestelde ambities worden gerealiseerd.

3. Structuur

Onder de structuur valt onder andere de afweging voor wel of geen standaardisatie van de processen en de structuur van de boekhouding. Bij standaardisatie wordt gekeken naar: voor- en nadelen van standaardiseren, de mate van standaardisatie, de onderdelen voor standaardiseren en de aanpak om te standaardiseren. Ook worden de belangrijkste structuren en verbanden in een boekhouding beschreven.

4. Processen

Voorheen was de boekhouding opgesplitst naar crediteuren, debiteuren en het grootboek. Tegenwoordig spreekt men over de processen waar de verschillende onderdelen van de boekhouding onderdeel van uitmaken. Crediteuren of afhandeling van inkomende facturen is onderdeel van Procure-to-Pay proces. Debiteuren is onderdeel van Order-to-Cash proces en het grootboek is het opgenomen in het Record-to-Report proces. In dit onderdeel wordt ook gekeken naar deze nieuwe proces benadering in de organisatie en de impact op de inrichting en organisatie van de boekhouding en controlling.

5. Systemen

Systemen zijn een onmisbaar onderdeel en vormt steeds meer de basis voor een effectieve en efficiënte boekhouding. Onderwerpen gerelateerd aan dit onderdeel zijn het systeemlandschap, trends, samenwerking tussen de financiële functie, controlling, de boekhouding en IT, aanpak en rol van de finance professional met betrekking tot projecten en systeemimplementaties en de impact op de kennis en kunde van de finance professional met betrekking tot projecten en projectmanagement.

6. Uitvoering

Wanneer alles in kaart is gebracht, blijft er nog een vraag over. Waar worden de verschillende activiteiten uitgevoerd: intern of extern, centraal of decentraal?

7. Mensen

De mensen van de boekhouding, controlling en de financiële functie, de finance professionals, zijn een zeer belangrijk onderdeel. Vanwege alle veranderingen met een impact op de financiële functie, verandert ook het profiel van de verschillende finance- en boekhoud professionals. Onder het profiel valt onder andere de kennis en kunde (competenties) en ook de karaktereigenschappen welke een invloed hebben op de uitvoering van de diverse rollen. De eisen welke aan bijvoorbeeld de boekhoudprofessional worden gesteld met betrekking tot de competenties en hoe deze anders zijn, vergeleken met 10 – 20 jaar geleden en het effect hiervan op de noodzaak voor het aanpassen van de verschillende financiële opleidingen.