· 

Robotisering binnen boekhouding lijkt nog lichtjaren weg te zijn

Gepubliceerd op: controlling.nl

 

We houden van ontwikkelingen en schrijven zoveel mogelijk over de komende veranderingen binnen finance. De wereld verandert en is niet meer hetzelfde en wordt ook nooit meer hetzelfde. Wie niet meegaat in de veranderingen blijft achter in de oude wereld en verliest hiermee het entréeticket naar de nieuwe wereld. Robotisering, blockchain, digitalisering, de mooiste termen voor nieuwe ontwikkelingen en technologie die allemaal een impact hebben op onze professie. En toch knaagt er iets en spookt er een oud gezegde door mijn hoofd: ‘de soep wordt nooit zo heet gegeten, als ze wordt opgediend’

De gedachte dat de ontwikkelingen, waar we zoveel over schrijven en elkaar over informeren en waarschuwen, lijken ver weg van de dagelijkse praktijk. Momenteel werk ik aan een internationaal project waarbij een nieuw geïntegreerd ERP-softwarepakket wordt geïmplementeerd. De analysefase is begonnen in september van dit jaar en duurt tot en met februari 2017.

 

In deze fase bespreken we alle processen binnen finance en de business voor de configuratie en inrichting van het nieuwe softwarepakket en voor de ontwikkeling van de wereldwijde standaard. Het systeem moet gaan werken in 14 landen, waarbij de business nog een hoop te doen heeft om tot een wereldwijde standaard te komen. Bij finance is er al een wereldwijde standaard, want er is ruim 10 jaar geleden begonnen met het standaardiseren van accounting.

 

14 verschillende landen; 12 landen binnen Europa plus Rusland en China. 14 verschillende landen met 14 verschillende wetgevingen, probeer dat maar eens te standaardiseren en te automatiseren. In de praktijk is het bijna onmogelijk om de boekhouding verregaand te automatiseren vanwege de verschillende wetgevingen in de landen. Hierdoor blijven er nog altijd handmatige werkzaamheden voor accounting om uit te voeren. Simpelweg omdat deze werkzaamheden niet rule-based zijn en in veel gevallen is de logica van de verschillende wettelijke regels ver te zoeken. Robotisering binnen de boekhouding lijkt hierdoor nog lichtjaren ver weg te zijn.

 

Niet alleen de wetgeving, maar ook de kennis en ervaring van de verschillende betrokken professionals, is een belangrijke factor in de automatisering van de boekhouding. De mensen die dagelijks werkzaam zijn met de boekhouding en die ook verantwoordelijk zijn voor de financiële cijfers, blijken minder kennis en affiniteit met ICT te hebben dan je zou verwachten.

 

Daarentegen hebben IT-professionals niet de benodigde kennis en ervaring om de boekhouding en de automatisering hiervan volledig te doorgronden en te begrijpen. Hierdoor ontstaan extra discussies en onbegrip. Ook is de benodigde kennis en kunde van procesoptimalisatie niet altijd aanwezig. In de praktijk blijkt dat er veel vanuit het gevoel wordt gewerkt, in plaats van de feiten. Probleem analyses (root cause analysis) worden vaak niet uitgevoerd, dit vanwege een gebrek aan kennis en kunde, maar ook vanwege de tijdsdruk waaronder een project werkt. Het management wilt dat het systeem zo snel mogelijk live is, zodat ze met één druk op de knop en aan de hand van een dashboard volledig op de hoogte is van de gang van zaken van de onderneming.

 

Ja, ook ik schrijf deze blog vanuit mijn gevoel. Het gevoel dat er een groot verschil is tussen de beschreven nieuwe wereld van finance en de dagelijkse, realistische wereld van finance. In mijn optiek en op basis van mijn ervaringen, is de kennis en kunde van de verschillende vakgebieden die betrokken zijn bij de automatisering en de ontwikkelingen van finance in de praktijk niet complementair aan elkaar. Ook bestaat er geen rol die alle losse onderdelen en vakgebieden aan elkaar koppelt. Een functie die kennis en begrip heeft van de verschillende vakgebieden, zoals boekhouden, controlling, ICT (waaronder kennis van en inzicht in alle systemen die direct en indirect gekoppeld zijn aan het boekhoudsysteem), procesoptimalisatie en project management en ook kennis van de business is een benodigde en onmisbare aanvulling op deze lijst. Een functie die hard nodig is om de verschillende werelden samen te brengen.

 

Het wordt nog interessanter als je gaat kijken welke rollen binnen finance op de meeste vacaturesites voorkomt. Voor 99,9% hebben de vacatures voor finance betrekking op de traditionele rollen vanuit het functionele werkgebied en er zijn bijna geen vacatures die betrekking hebben op de ontwikkeling van finance. Zo zijn er geen vacatures ten aanzien van procesoptimalisatie en procesautomatisering binnen finance, noch blijken er vacatures te bestaan voor innovaties binnen het vakgebied. Wel worden er meer en meer conferenties en evenementen georganiseerd waarbij de ontwikkelingen binnen finance worden gepresenteerd en besproken. Maar wat gebeurt er met deze opgedane kennis als er geen functie in de organisatie bestaat waarbij gewerkt wordt aan de verbetering, optimalisatie en innovatie van de finance functie? Het lijkt wel of de ontwikkelingen en veranderingen die in de wereld van finance gaande zijn, op deze manier buiten de organisatie wordt gehouden. Men kiest ervoor om een dag te worden ondergedompeld in informatie over de gaande ontwikkelingen en veranderingen aangaande finance. Wanneer we dan de volgende dag weer op kantoor komen, is het business as usual.

 

Als we echt geloven in een nieuwe de rol voor finance waarbij we een gewaardeerd en waarde toevoegend onderdeel van de organisatie zijn, dan is het tijd om de veranderingen en ontwikkelingen serieus te nemen. De traditionele en functionele rol van finance blijft belangrijk, maar minstens even belangrijk is het functies te creëren binnen finance om zelf dagelijks actief met ontwikkelingen en innovaties aan de slag te gaan. Het doel hiervan is om de nieuwe wereld en het verschil tussen de dagelijkse praktijk te (h)erkennen, aan elkaar te koppelen en te verkleinen. De soep wordt immers nooit zo heet gegeten, als ze wordt opgediend, maar koud ook niet!

Commentaar schrijven

Commentaren: 0